Manajer dan system
Ahli-ahli manajemen sering mengetakan bahwa seorang menejer harus memandang organisasinya sebagi suatu system.
Apa itu system?
System adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu are funsional cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.
Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup
Tidak semua system dapat mengatur operasinys sendiri. Suatu sistem tanpa elemen mekanisme control, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut system lingkar terbuka.
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Suatu system yang dihubungkan dan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut system terbuka. Sebuah system pemanas, contohnya mendapatkan inputnya dari perusahaan listrik, dn menyediakan panasnya bagi gedung atau ruangan yang di panasinya.
Dengan menggunakan logika yang sama, suatu system yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah system tertutup. System tertutup hanya terdapat dalam situasi laboratorium yang terkontrol ketat, dan bukan merupakan perhatian kita disini.
Apa itu Subsistem?
Subsistem sebenarnya hanyalah system di dalam suatu system. Ini berarti bahwa system berada pada lebih dari satu tingkat.
Mobil adalah suatu system yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti system mesin, system badan mobil, dan system rangka.
Apa itu Supersistem?
Walaupun istilah supersistem jarang di gunakan, system seperti ini ada. Jika suatu system adalah bagian dari system yang lebih besar, system yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu system, tetapi ia juga merupakan bagian dari system yang lebih besar.
Sistem Bisnis
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Menejer adalah elemen pengendali dalam system, menjaga system itu agar terus berjlan dn bergerak menuju tujuannya.
Sistem Fisik dan Sistem Konseptual
Perusahaan bisnis adalah suatu system fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu system konseptul, sebaliknya, adalah system yang menggunakan sumber daya konseptual-informasi dan data-data untuk mewakili suatu system fisik. System konseptual umumnya ada sebagai citra mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.
Pentingnya Suatu Pandangan Sistem
Suatu pandangan system melihat operasi bisnis sebagai system-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Pandangan system ini :
- Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjan,
- Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik,
- Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi,
- Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya,
- Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara system lingkaran tertutup
Manajemen Informasi
Manajer suatu kios majalah di lobby suatu hotel dapat mengelola usahanya dengan mengamati ativa-aktiva berwujudnya barang dagangan, ruangan, dan arus pelanggan. Menejer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan dengan mudah bagaimana direktur wal-mart atau sony hamper sepenuhnya harus mengandalkan informasi.
Jenis-jenis Utama Sumber Daya
Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya-daya :
– Manusia
– Material
– Mesin
– Uang
– Informasi
Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangant sering di peruses penyusunmembutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halu, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunannya.
Bagaimana Informasi Dikelola
Kita dapat melihat dengan bagaimana manajer mengelola sumber daya fisik, tetapi manajemen juga mencakup pengelola sumber daya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diprlukan terkumpul dan kemudian dip roses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Seluruh aktivitas ini : memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut manajemen informasi.
Manajer sebagai pengguna sistem informasi
Karena manajer adalah individu, kebutuhan informasi yang mereka miliki juga sangat beragam. Namun beberapa kerangka yang bermanfaat telah dikembangkan sehingga memungkinkan kita berfokus pada peranan informasi dalam pemecahan masalah. Manajer terdapat di berbagai tingkatan manajerial dan di dalam berbagai area bisnis perusahaan.
Tingkatan manajemen teoretikus manajemen robert n anthony memberikan nama untuk tiga tingkat manajemen utama puncak, menengah, dan rendah. Para manajer di puncak hierarki organisai, seperti presiden dan wakil presiden, sering kali disebut berada pada tingkat perencanaan strategis, mengakui adanya fakta bahwa keputusan mereka sering kali akan memiliki dampak pada keseluruhan organisai selama bertahun-tahun kemudian. Manajer tingkat menegah meliputi manajer regional, direktur produk, dan kepala divisi biasa disebut tingkat kendali manajemen. Manajer tingkat rendah meliputi kepala departemen, penyelia, dan pimpinan proyek orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana yang ditentukan oleh manajer di tingkat yang lebih tinggi biasa disebut tingkat kendali oprasional.
Fungsi manajemen itu sendiri yang dikatakan henri fayol melihat bahwa manajer menjalankan lima fungsi manajemen utama. Pertama, manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan. Selanjutnya, mereka beroganisasi untuk menjalankan rencana. Kemudian mereka mengisi organisasi mereka dengan sumber daya yang dibutuhkan. Peranan manajerial Henry Mintzberg, seorang profesor menyatakn bahwa fungsi-fungsi fayol tidak dapat mengungkapkan cerita secara lengkap. Ia lalu mengembangkan suatu kerangka yang lebih rinci yang terdiri atas 10 peranan manajerial yang dimainkan oleh manajer, yang melibatkan aktivitas-aktivitas interpersonal, informasional, dan keputusan.
Sistem informasi manajemen
Dengan telah terbentuk dan berjalannya sistem pemrosesan transaksi, baik spesialis informasi perusahaan maupun produsen komputer ingin terus menerus melanjutkan peningkatan dalam aktivitas komputasi, sehingga mereka mencari area-area aplikasi yang baru. Tidak dibutuhkan waktu lama bagi mereka untuk menyadari bahwa output informasi dari sistem pemrosesan transaksi ternyata masih jauh dari sempurna. Sistem ini pada umumnya tidak mampu mengubah volume-volume data menjadi informasi yang telah tergregat, tersortir, terorganisir, dan terproses yang dibutuhkan oleh para manajer. Kita dapat mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri dari atas entitas-entitas organisai formal perusahaan atau sub-unit anak perusahaannya. SIM akan menghasilkan informasi ini melalui penggunaan dua jenis piranti lunak :
- Piranti lunak pembuat laporan yang menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berkala dikodekan dalam suatu bahasa program dan diaiapkan sesuai jadwal tertentu. Laporan khusus, yang sering disebut pula laporan ad boc, dibuat sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi sebelumnya. Sistem manajemen basis data dewasa ini memiliki fitur-fitur yang dapat dengan cepat membuat laporan sebagai respon atas permintaan akan data atau informasi tertentu.
- Model matematika menghasilkan informasi sebagai hasil dari suatu simulasi atas operasi perusahaan. Model-model matematis yang menggambarkan operasi perusahaan dapat ditulis menggunakan semua jenis bahasa pemrograman. Akan tetapi, bahasa-bahasa pemodelan khusus dapat menjadikan tugas ini menjadi lebih mudah dan lebih cepat untuk dilakukan.
Organisasi Jasa Informasi
Perusahaan yang pertama menggunakan computer menyadarinya perlunya membentuk unit-unit organisaional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan bagian dari fungsi keuangan dan di bawah pengarahan ssalah satu pejabat keuangan perusahaan, seperti controller.
Para Spesialis Informasi
Kita menggunakan istilah spesialis Informasi untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuhnya waktu bertanggung jawab megembangkan dan memelihara system berbasis computer. Ada lima golongan utama spesialis komputer :
– Analis system
– Pengelola database
– Spesialis jaringan
– Programer
– Operator.
hudaliansyah 